タスク処理の順序付け、どうする？

GTDなどで日々のタスク管理をやっている場合、どの順番にタスクを片付けていったらいいんだろう？という疑問がどうしてもある。書籍「はじめてのGTD ストレスフリーの整理術」などでも、それほどハッキリとは提示されていない。

時間管理研究所のエントリ「時間管理のポイント：　タスクを実行する順番を決める指針」では、やはりタスクの実行順序は基本的に自由ですなのだが、処理する人のキャラ、状況によりアサインするタスクを決めるヒントを掲載している。例えば…

スロースターターの自覚がある人は、「すぐ終わるタスク」で弾みをつける。

「完璧主義（１つの仕事に時間をかけすぎてしまう）」に近い人も「すぐ終わるタスク」を先にやってしまう。 （「難しいタスク」を先にやると、それだけで１日が終わってしまうかも しれないので・・・）

という具合。参考になる点も少なくないと思う。

ちなみに僕の例としては以下となる。あらかじめ週次レビューで次週のタスクは日付けまで指定し、本日のお題となっているその日での順序については、「その日によって切り替える」。これはちゃんと前もって決定していても、その日の体調や気分でこなしたい順番が変わってくるため。無理をするより、合わせた方が無理がない（どうせ最終的には全部やるんだから）。ここいらへんの決め方は、今日紹介したエントリの内容に結構近いものを感じた。

Remember The Milkでタスクの〆切を時間指定

なお、具体的なタスク順を決める作業は、大抵電車での通勤途中。iPhoneでRTMを使い、順番…というか大体何時くらいまでに終わらせるか、個々のタスクの〆切を時間も含めて設定してしまう。iPhone版RTMクライアントは〆切時間まで指定されていれば、その順序に並べてくれる。（時間の入っていない項目が上に、そして優先順位が設定されていれば、それが上にくる仕様。）僕は仕事に着くときには全てのタスク順序が決定されているという形。

以上、“なんちゃって”なのだけど、１つの考え方として、もし何かの参考になればいいな。

• 時間管理のポイント：　タスクを実行する順番を決める指針:時間管理術研究所
• Amazon.co.jp： はじめてのGTD ストレスフリーの整理術

GDTTimes日本語翻訳版オープン

IDEA*IDEA経由 GTDに関する英語情報Blog、GTD Timesを日本語に翻訳するGTDTIMES-TLS-JPが開始されたという話。早速RSSをGoogle Readerに登録した次第。

本家には様々なGTDを行う上での様々な情報が掲載されていて、参考になる…僕はまだまだ“なんちゃって”なのだけど。同サイトのエントリは割と長めなので、日本語翻訳されるとかなり読む負担が減るだけに期待大。

現在はまだ翻訳された記事数は少ないのだけど、翻訳チームも募集しているということで、内容が充実してくることを楽しみにしている。

• GTDTIMES-TLS-JP
• 「はじめてのGTD」がまたしても増刷＆GTDTimes.com日本語版のご紹介 - IDEA*IDEA ～ 百式管理人のライフハックブログ ～
• GTDtimes

仕事／プライベート ON/OFFの切り替え

Power! by williamhartz

仕事が忙しくなればなるほど、仕事が終わってもやはり次の日の事を考えて余計疲れてしまう。気分の切り替えは確かに重要なポイント。

「オンとオフの切り替え上手」になるために、「オンの終わり」を大事にするという時間管理術研究所のエントリでは、その点に関して以下のアドバイスを掲載している。

オンの終わりの時間（仕事が終わって帰る直前）に、
明日の仕事を確認することが、とても効果的です。

「今日やるつもりだったことは終わった」ことを確認する
（できなかったものがある場合は、明日の計画を修正しておく）

「明日はどんな仕事がある？」かを確認する
（仕事量的にも「やれる」計画になっていることが確認できるとベストです）

これをやっておくのが効果的です。

…とのこと。自分のタスクの今日まで／明日からのステータスをちゃんと仕事の終わりに確認することで、気持ちを切り替えられる…という話で、非常に良く分かるし、僭越ながら若干似たアプローチもとっていたりする。

僕はまだまだRTMでちょっと始めただけの“なんちゃって”GTDなのではあるけれど、自分のタスクがすべて管理下にあることで、こうした切り替えが以前よりもスムーズに行き、楽になったと感じている。

やはり家に帰るまでに「明日はあれもやらなきゃ…」とか家で夕食をとっていながらも「今日あれをやっておくべきだったかなぁ…」などとウジウジ考えるのはかなり心理的にもマイナスなのだろう。

僕の方法としてはGTD週次レビューとは違うのだけど、仕事が終わり…と思ったら１日ごとのRTMでタスクの簡単なレビューを実施する。多くてもかかる時間はせいぜい3分くらい（そしてこのレビュー自身もRTMにタスクとして登録済みなので、自動的にリマインドしてくれる）。

時には疲れて早く帰宅したい…ということはあるのだけど、上記の簡単なタスクレビューをするだけでも気分的には仕事を引きずらないで済むし、OFFの効果的なリフレッシュにつながると思う。

• 「オンとオフの切り替え上手」になるために、「オンの終わり」を大事にする:時間管理術研究所

ラベルライターがなにげに便利

GTBの一番ベーシックな本「はじめてのGTD ストレスフリーの整理術」を読んだことは、この前に書いた。用意するもの…と書かれていた中で自分の手元になかったのが「ラベルライター」。同書でも、GTDのコンサルタントを受けたある人は「こんなに便利なものとは思わなかった」と感想を漏らしたことが書かれていたけど、僕の感想もやはり「こんなに便利なものとは思わなかった」である。

生産効率UP、そして脳の短期記憶に頼らないためにも、資料やいろいろなモノの整理はキチンとしておくべき。ただ、一見キレイに整理されていても、それが何なのか、どこにあるのかがすぐ分からないとダメ…ラベリングがやっぱり大事と実感。

ただ、ラベリングをしようと思っても、すぐに書けない素材だったり、そもそも自分の汚い字を表に出したくないなど、様々な心に引っかかるものがあって、ちゃんと実行しないというところがある。
ラベルライターでちゃんと印字されたモノだと、そうした心のバリアが無いから、フォルダやバインダはもとより、引き出しにもペタペタとラベル貼り…結果としてどんな場所でも何がどこにあるか、パッと見てすぐにわかるようになった。

読書: はじめてのGTD ストレスフリーの整理術

年末年始休暇に読もうと購入した本の１つ「ストレスフリーの整理術」。GTD提唱者デビッド・アレンさんにより、ライフハッキングなどで多く話題になっている“GTD”の行い方について丁寧に基本が解説されている本。新しい翻訳・装丁となり、監修は“百式”の田口元さん。

僕のような極めて“なんちゃって”程度にGTDをやり始めました…程度の人物にとって、ちゃんと最初からプロセスを、それも単にやり方だけでなく背景まで教えてくれるこの本は目から鱗なことも少なくない。

特にプロジェクトのまとめ方に関し、まだまだ僕は甘い事も少なく無かったので、是非いろいろと改善していくことに決めている。またプランニングモデルに関する考察などは、仕事段取りに応用できると感じたなど、参考になる点（というか僕が取りこぼしていた点）がいっぱい見つかった。

その筋の“アルファブロガー”な方々にとっては「GTDなんてやってて当然でしょ？」なのかもしれないけど、少なくとも「始めるのに遅すぎるということは無い」と考え、自分の仕事や暮らしにGTDをどう役立てるかを再度最初から見直すのには最適な本と思う。
僕は一通り読んだ後、特に関心のある部分を付箋づけして再度読み直し、リファレンスにして自分のGTDを鍛え直している最中だ。